Opgavegericht werken bij Stadsdeel Oost (Gemeente Amsterdam)
De missie van Stadsdeel Oost
Amsterdam Oost heeft een rijke geschiedenis die we willen behouden, houden en beter maken. Dat doen we met zijn allen, als één team. We maken samen Oost, voor onszelf én anderen voor nu én later, zodat we fijn kunnen leven, gelukkig kunnen zijn, veilig en gezond. We doen het voor de kinderen, voor onze kinderen, voor hun kinderen.
Waarom wilde de Gemeente Amsterdam, stadsdeel Oost anders werken?
De organisatie structuur is historisch altijd een uitdaging geweest voor Gemeenten. Kies je voor een organisatie inrichting gebaseerd op gebieden of domeinen? Over die assen is vaak gereorganiseerd, ook bij de Gemeente Amsterdam. Elke keus heeft voordelen, helaas is in het verleden gebleken dat elke inrichtingskeus ook nadelen heeft, waardoor er onnodig bureaucratie ontstaat en de energie teveel intern gericht is.
Om maatschappelijk meer impact te realiseren wordt de maatschappelijke opgave (geprioriteerd door het Dagelijks Bestuur) het vertrekpunt voor het organiseren van werk. Om dit te realiseren gaan de collega’s met verschillende expertises samen werken in een opgaveteam om zo het doel van de opgave te bereiken, zonder daarbij beperkt te worden door hiërarchische silo's en domeinen.
Het opgaveteam krijgt met een goede kaderstelling en de juiste team samenstelling daarmee de autonomie om deze doelen ook te gaan bereiken. Zo kan de energie van het opgaveteam weer extern gericht zijn op maatschappelijke impact bereiken, samen met bewoners van het stadsdeel.
Gebied en/of domein teams mogen nog steeds bestaan. Zij zijn faciliterend aan de opgaveteams en krijgen daarmee ook een hele andere verantwoordelijkheid. Deze teams zijn verantwoordelijk voor bijvoorbeeld het ontwikkelen van talent, opbouwen en onderhouden van expertise en het uitvoeren van doorlopende taken en het signaleren hoe het met wijken en domeinen gaat. Daarmee is naast de flexibiliteit en focus van de opgaveteams ook de basis goed geborgd.
Hoe werkt een opgaveteam?
Bij een nieuwe opgave wordt eerst het doel verduidelijkt, vanuit daar wordt vervolgens expliciet gemaakt welk werk er te doen is. Dit wordt vertaald naar projecten en zichtbaar gemaakt op een projectenbord. Er wordt gekeken naar welke verantwoordelijkheden nodig zijn om dit werk goed uit te voeren. Daar worden talenten bij gezocht die deze verantwoordelijkheden kunnen nemen.
Wat hebben we gedaan?
De ondersteuning van OrganizationBuilders bestond uit een aantal onderdelen:
1. Begeleiden teams in hun eigen realiteit: Bij elke nieuwe opgave begeleidde een duo van een Oost Teambegeleider en een consultant van OrganizationBuilders ieder team met de stappen zoals die hierboven benoemd staan waarbij in 3 tot 6 maanden de methode basis aangeleerd.
2. Samen stapsgewijs ontwikkelen programma: Er is een cirkel Lerende Organisatie gevormd waar OrganizationBuilders consultants en de team Begeleiders van Oost gezamenlijk het programma besturen. Wekelijks besproken onderwerpen zijn bijvoorbeeld de voortgang van elke opgave, nieuwe opgaven om te starten, ontwikkeling en aanpassing van de methodiek, en intervisie op hoe je als team begeleider een cirkel begeleidt.
3. Opleiding team begeleiders: Een 5-tal teambegeleiders werden opgeleid door een combinatie van on-the-job-coaching, trainingen en intervisie. Deze team begeleiders konden na ~1 jaar zelfstandig nieuwe opgaveteams begeleiden.
4. Training: Voor alle medewerkers in stadsdeel Oost waren er een 5-tal trainingen waaraan kon worden deelgenomen:
methode introductie & inspiratie spel
training koersbepalers
training facilitators
training tool beheersing
training rolleiderschap en persoonlijke productiviteit
Wat is het resultaat?
Voor het programma: Na 1,5 jaar groeit het programma zelfstandig verder binnen Gemeente Amsterdam. De cirkel Lerende Organisatie en de eigen Team begeleiders beheersen nu alle vaardigheden om de methodiek verder te ontwikkelen en implementeren in het gehele Stadsdeel.
Voor de opgaveteams: De voortgang op de realisatie van de opgaven is transparant, er zijn kortere overleggen waaruit duidelijke acties en projecten komen en die ook meteen belegd worden bij degene die ze uit kan voeren. De inrichting van de organisatie is om opgaven heen georganiseerd, wat helpt bij het uitvoeren van de opgaven.
