Een interview met Michiel Ootjers van Zaaksysteem.nl over de implementatie van Holacracy.

Over Zaaksysteem.nl
Michiel Ootjers en Peter Moen zijn samen de eigenaren van het innovatieve Zaaksysteem.nl. Zaaksysteem.nl bouwt software systemen voor gemeentes waarbij alle processen die voorheen handmatig en of via papier gingen, gedigitaliseerd zijn; zowel voor de gemeente als voor de burger. Waarbij gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en gemak voorop staan.

Over Michiel
Michiel is één van de twee eigenaren van Zaaksysteem.nl. Hij heeft een technische (programmeer) achtergrond en heeft een enorme passie voor mensen. Michiel helpt graag team(leden) hun doelen binnen de organisatie te bereiken. Michiel is altijd op zoek naar innovatie en verbetering. Als iets anders, vernieuwend en ook potentie tot verbetering heeft, raakt Michiel geïnteresseerd. Holacracy is hier een mooi voorbeeld van.

Aanleiding tot Holacracy
Binnen Zaaksysteem.nl was Michiel de eerste programmeur. Terwijl zijn compagnon veel op pad was naar klanten, focuste Michiel zich op de interne organisatie. De organisatie groeide sneller dan verwacht. Hierdoor ontstond de zoektocht naar een efficiëntere organisatiestructuur. De uitdaging was echter om een structuur te vinden die geschikt is voor zowel een eigenwijze en ondernemende medewerkersgroep als een groep die behoefte heeft aan structuur en heldere processen, met behoud van hun dynamische en ondernemende cultuur.
Dit vonden zij in Holacracy.

De implementatie uitdaging en de rol van OrganizationBuilders
De grootste uitdaging was om de verschillende teams mee met de verandering te krijgen en te zorgen dat zij de nieuwe organisatiestructuur ook gingen begrijpen. Echter, mensen binnen een organisatie verschillen en de juiste aanpak die daarbij hoort verschilt daardoor ook per persoon. OrganizationBuilders heeft hiermee geholpen door tijdens de implementatie zowel de procesmatige kant als de mens gerichte kant te vertegenwoordigen. Dit was voor Zaaksysteem.nl prettig omdat hierdoor werd gekeken naar de processen, maar ook naar hoe mensen dit ervaren en hoe zij ermee om kunnen gaan.

“Holacracy heeft ons tot nu toe al verschillende verbeteringen gebracht. 1 van de grootste veranderingen is zowel pijnlijk als prettig en dat is transparantie.”

Wat heeft de nieuwe organisatiestructuur jullie tot nu toe gebracht?
Michiel legt uit dat  Holacracy verschillende disfunctionele patronen en uitdagingen binnen de organisatie inzichtelijk heeft gemaakt. Dit was voor hun zeer confronterend. ‘In het begin gaven wij Holacracy de schuld van de disfunctionele patronen, maar na de ‘denial’ fase zagen we dat deze patronen al bestonden voordat we met Holacracy waren begonnen. Door Holacracy werd dit naar de oppervlakte bracht. Positieve gevolgen waren verder dat alle medewerkers zelfstandiger kunnen werken. Ook dat er meer ruimte voor eigen initiatieven en inbreng is.

Tips van Michiel voor organisaties die zelfsturing of een vorm daarvan overwegen

1. Neem voldoende tijd voor deze verandering. Op deze manier heeft iedereen genoeg tijd om de verandering een plek te geven.

2. Ga het vooral niet zelfstandig doen, vraag externe hulp.

3. Ga eerst naar een Holacracy Taster workshop voordat je daadwerkelijk gaat implementeren. Lees er niet alleen over, zorg dat je het kunt ervaren.