Overstappen.nl over de aanleiding, impact, ondersteuning en randvoorwaarden van de implementatie van Holacracy.

"Over 5 jaar waren we hoe dan ook overstag gegaan"

Interview met Jeroen Bosscha, Sander de Wit, Willemijn Kuitenbrouwer

Aanleiding
Algemeen directeur Joris Evendik maakte eind 2016 zijn agenda vrij voor een strategiesessie op de hei. Alleen. 

Op donderdag waren de Content Marketeer (voorganger van Sander) en IT Manager (Jeroen) uitgenodigd om mee te denken. Ze troffen een ‘verlichte’ Joris, die plannen niet langer top-down wilde doorvoeren. Hij had Reinventing Organizations gelezen en was gecharmeerd geraakt van zelfsturing. Na overleg met Jeroen en Sander en een enquête onder de medewerkers van Overstappen.nl werd de invoering ervan definitief en viel de keuze op Holacracy. 

Impact
De toegevoegde waarde van Holacracy destilleren uit de jaarcijfers is lastig, maar feit is dat Holacracy helpt om bloot te leggen waar organisatorisch de gaten zitten; waar de behoefte aan toegevoegde waarde in de organisatie ligt. Spanningen die blijven liggen betekent een tekort aan resources en met Holacracy kun je precies zien waar je gebrek aan hebt, zodat je de juiste mensen kunt aannemen.

“Als iemand weg gaat, dan worden zijn rollen verdeeld onder anderen en wordt er niet 1:1 een vervanger aangetrokken. “

Herverdelen van rollen biedt ook andere kansen: de rollen van een vertrekkende marketing manager bood twee anderen de kans op dit terrein ervaring op te doen. En rollen af te stoten waar ze minder tijd voor hadden; hiervoor werd een nieuwe medewerker gezocht: 

“Het opstellen van een vacature op basis van rolbeschrijvingen is een fluitje van een cent.”

De dynamische structuur van de organisatie is blijvend: van de originele 4 teams zijn alleen Development en Happiness (klantenservice) nog over; Marketing is in individuele rollen ondergebracht bij de verschillende Producten (Energie, Autoverzekeringen,…), die op hun beurt zijn ontstaan uit een enkele Product cirkel. Dit is een continu proces (“We vinden nog wel eens rollen terug die aangescherpt kunnen worden”) waarin op specifieke gebieden (Salaris, Beoordeling) nog steeds stappen vooruit gezet kunnen worden.

"De veranderingen die vorig jaar (2017) zijn ingezet, werpen nu hun vruchten af."

Support
Voor de transitie werd OrganizationBuilders ingeschakeld; een Lego workshop was een hele stap voor een organisatie die consultants met argusogen bekijkt: "die schrijven alleen maar rapportjes". De voorgestelde 'lightweight' aanpak gaf de doorslag: bedrijfsbrede introductie van de theorie, gerichte trainingen voor de kernrollen, reguliere ondersteuning op afroep voor de overleggen en aanvullende workshops/begeleiding voor specifieke  elementen. 

Intern waren al stappen gezet door boeken als 'Reinventing Organizations' en 'Holacracy' beschikbaar te maken. De actuele organisatiestructuur zo volledig mogelijk weerspiegeld in de eerste cirkelstructuur.  Ook gold de afspraak dat alle bestaande regels en afspraken zouden blijven bestaan totdat hier een vervangende oplossing voor aangedragen was. 

Randvoorwaarden

“Vertrouwen is extreem belangrijk om zelfsturend te werken.”

In de praktijk betekent vertrouwen dat de verantwoordelijken (bijv. SEO of PR) als experts op hun terrein worden gezien en hierover zelf mogen beslissen. Ook worden vragen om informatie of om toelichting niet afgedaan met "dat kan ik niet beantwoorden"; er is openheid en transparantie.  

"Gelukkig was vertrouwen al ruimschoots aanwezig, anders hadden we daar absoluut aandacht aan moeten besteden."

In de competitieve markt van tech en e-commerce bedrijven is een omgeving waar ‘veilige genoeg om te proberen’ de standaard is een onderscheidende factor. Dit trekt ondernemende professionals die de ruimte krijgen voor eigen inbreng en ondernemerschap kunnen tonen. En Overstappen.nl wil zich in die hoek ook verder ontwikkelen, ook al hangt er soms een ‘buzz’ rond zelfsturing, het momentum lijkt onontkoombaar:

“Over 5 jaar waren we hoe dan ook overstag gegaan.”

Contact met Overstappen.nl
Willemijn Kuitenbrouwer: willemijn@overstappen.nl