In gesprek met Chiel Zwarts van KSG Trainers & Consultants. Zij zijn anderhalf jaar geleden gestart met de implementatie van een meer wendbare structuur. Zij hebben een eigen variant bedacht op basis van Holacracy. Nu, anderhalf jaar later, vertelt Chiel over hun reis naar een meer wendbare organisatie.

Wat was de aanleiding om anders te gaan organiseren?

We zochten naar een methode die meer balans kon brengen tussen zorgvuldigheid en snelheid. We zijn een commerciële organisatie met veel ondernemende medewerkers. Onze medewerkers krijgen veel verantwoordelijkheden, zo mogen zij bijvoorbeeld zelf hun salaris bepalen. Deze verantwoordelijkheid is fijn maar soms is het ook uitdagend. Met name als we gezamenlijk beslissingen moesten nemen was het niet te voorkomen dat iedereen zich eigenaar voelde en dat het soms te lang duurde of uitliep in persoonlijke meningsverschil.

“We zijn beter geworden. Van ‘het mag niet!’ naar mensen corrigeren zichzelf.

Hoe is het veranderproces verlopen?

We hebben het vooral heel kalm aan gedaan. We zijn gestart met een dag met OB in augustus 1,5 jaar geleden. Door veel gesprekken te voeren hebben we onze eigen grondwet gemaakt. In januari zijn we officieel gestart. Er waren toen nog veel dingen die niet helemaal scherp waren voor ons, maar we wilden heel erg graag beginnen en het proces een kans geven. We hebben toen eerst een top 5 prioriteitenlijst gemaakt. We spraken af dat we het rustig aan zouden doen en dat het ‘gewone werk’ voor de implementatie zou gaan.

We hebben gekozen om actief aandacht te geven aan de mensen en de cultuur en allemaal scherp te zijn om dit niet te laten versloffen. Het geeft veel rust dat we nu in rollen werken en om ook gewoon te kunnen zeggen, dit is niet mijn verantwoordelijkheid. Ook de vrijheid is vergroot doordat het helder is geworden wat er ook niet van je wordt verwacht.

 Eén van de grootste veranderingen is dat we nu productiever en effectiever vergaderen. Met name de vraag ‘is je spanning nu opgelost’ maakt dat mensen rustig worden en dat een spanning ook echt opgelost wordt. Verder laat de vergadermethode geen persoonlijk drama toe, dit helpt ook in het proces naar effectief vergaderen. 

“Iedereen snapt dat besluiten niet volmaakt zijn.”

Wat had je achteraf anders gedaan?

 Er zijn altijd dingen die anders zouden kunnen, maar we hebben het nu wel echt gezamenlijk gedaan. Er is niks wat ik echt anders zou hebben gedaan.

Ik kijk er met een positief gevoel op terug. Door de manier zoals het is verlopen, is het hele proces op een natuurlijke manier met ons werk geïntegreerd geraakt.

 Wat zeggen medewerkers over de nieuwe manier van organiseren?

Medewerkers geven aan dat er meer ruimte is voor persoonlijk leiderschap. Ze geven aan dat er veel meer flow in een overleg en het drama is eruit. ‘Dit geeft lucht, de nieuwe werkmethode maakt drama tastbaar.’ Verder geven medewerkers aan dat de het nemen van besluiten en het voorleggen van voorstellen enorm is verbetert. ‘Iedereen brengt in.’ Tot slot is de transparantie vergroot. Alles is gedocumenteerd en kan nagelezen worden.

Welk advies zou je andere organisatie willen meegeven?

Weet goed waar je aan begint. Sommige mensen denken dat het alleen een andere manier van vergaderen is, maar het is veel meer, het is echt een powershift. Als je goed weet waarom je het doet kun je ook omgaan met de gevoelens van ongemak die bij de strakke structuur horen. Het is zeker slim om je daarin te laten begeleiden.

Heb geduld, mensen hebben na een integratieve beslissingsmethode (IDM) het gevoel dat  het traag gaat, maar het is juist snel zonder het proces zou het veel langer duren. Mensen ervaren veel ongemak met dit gevoel van traagheid, maar dat paradoxale gevoel hoort er echt bij. Probeer er vooral rustig in te gaan en ruim de tijd te nemen. Weet waar je aan begint en probeer niet te vroeg al hele hoge verwachtingen te hebben.

‘Wat ik fijn vond aan de begeleiding van OB is dat ze ons precies genoeg begeleiding gaven en we daarna dus ook snel zelf het proces moesten leren beheersen.’

“Is het veilig genoeg om te proberen? We nemen echt besluiten.”