Holacracy bij Viisi - Constructief, rationeel en oplossingsgericht
Holacracy bij Viisi; Constructief, rationeel en oplossingsgericht!
Donderdagochtend om half negen fiets ik door het zonnige Vondelpark naar de Safari van Viisi, waar ik me ingeschreven heb om een kijkje te nemen bij een Tactical meeting. Ik word enthousiast ontvangen door Marc-Peter en we lopen samen naar de meeting room. Wat bij binnenkomst van de meeting room meteen opvalt is het aantal boeken dat in de kast staat: ‘Iedereen die hier begint, krijgt een boekenpakket mee naar huis.’ Titels als ‘Good to Great’, ‘Start with Why’ en ‘Getting Things Done’ zijn rijkelijk vertegenwoordigd.
Geen gedoe
Om klokslag negen uur staan we met zes man in de meeting room en wordt er gestart met de check-in. Als gast doe ik mee en vertel ik hoe ik ’s ochtends heerlijk door het Vondelpark heb gerend.
We vervolgen met de checklist-review. Hier worden terugkerende acties besproken en er wordt letterlijk gecheckt of iets wel of niet gedaan is. Niet gedaan? Geen verwijten, geen uitleg, het is wat het is. Daarna volgt de metrics-review, waarbij wordt gerapporteerd op cijfers. Deze informatie is later terug te vinden op de grote dashboards die bij Viisi voor iedereen zichtbaar zijn. In hetzelfde hoge tempo waarin gerapporteerd wordt op de gevraagde metrics wordt doorgegaan naar de project-updates. De projecten zijn stuk voor stuk inzichtelijk en worden een voor een langsgegaan. Aan de eigenaar van het project wordt gevraagd: ‘Update or no update?’ ‘No update.’ Geen verwijten, geen uitleg, het is wat het is, door naar het volgende project.
Al twee keer geen verwijten en geen uitleg, waar ik bij iedere andere vergadering die ik tot nu toe meegemaakt heb een discussie heb gezien. Er lijkt acceptatie van de status zoals deze nu is.
Strijd
Maar nu: de spanningenronde, hier verwacht ik strijd en over de grond rollende youngsters. De Viisionairs brengen hun spanningen in, samenvattend in twee woorden en de secretaris vangt de spanningen op het scherm. Nog geen over de grondrollende youngsters te bekennen. De spanningen worden rationeel benoemd en er wordt snel en oplossingsgericht geschakeld: ‘Wat heb je nodig?’ Hieruit volgt een verzoek om informatie, een verzoek om actie te ondernemen of zelfs een project te starten. De acties en projecten worden ter plekke gevangen op het scherm en deze worden automatisch doorgestuurd naar degene met de rol om er iets mee te doen. ‘Heb je gekregen wat je nodig hebt?’ Zo ja, dan gaan we door naar de volgende spanning.
Geen strijd, de spanningen zijn rationeel en constructief gemotiveerd. De structuur die geboden wordt helpt daarbij. Iedereen hier weet dat een spanning ingebracht kan worden tijdens de spanningenronde en dat er actief input geleverd wordt om een ingebrachte spanning verder naar een oplossing te brengen. Het behandelen van een spanning en het omzetten van een spanning in de gewenste volgende actie/projecten gaat soepel en snel.
Kritisch leren en een verademing
We ronden af in de zogeheten closing met van iedereen een check-out. Wat opvalt is dat de Viisionairs erg kritisch zijn op hun eigen processtappen. ‘We moeten er scherper op zijn dat we niet een tweede spanning aan een spanning toevoegen terwijl we de eerste spanning nog behandelen’ ‘We moeten er op letten dat we niet de spanning van een andere cirkel (‘team’) oppakken.’ Dit was mij als buitenstaander niet opgevallen en dit laat zien dat ook hier nog scherp gekeken wordt naar het nog efficiënter en effectiever maken van de eigen processen. Wat heerlijk, zo’n lerende organisatie.
Voor mij staat het als een paal boven water, de scherpte en snelheid van het behandelen van issues zonder dat er discussies worden gevoerd, is een grote verademing. Geen ruimte voor ego’s en geneuzel, maar gewoon een grote mensendiscussie, constructief, rationeel en oplossingsgericht.